De uitdaging van online participatie
Door de komst van Corona verschuift in veel participatietrajecten de focus naar online sessies, met alle deelnemers op afstand. Maar hoe doe je dat op een goede manier? Een videoconferentie kan, maar met een groep van tussen de 20 tot 40 mensen wordt het wel erg veel op je beurt wachten om iets te zeggen. Juist bij dit soort grote groepen, waarbij mensen elkaar nog niet kennen, mis je als facilitator veel van de interactie die in de fysieke omgeving wel mogelijk is. Samen met je deelnemers naar een kaartje kijken en dingen aanwijzen en bespreken, via een whiteboard een overzicht maken van onderwerpen die de aandacht moeten krijgen, of via plaatjes uit tijdschriften brainstormen over een type speelplaats of het soort groen dat je graag zou zien: allemaal krachtige co-creatie methodieken die deelnemers helpen om hun standpunt te verwoorden. Als je dit ook online wilt realiseren, zal QANDR een uitkomst bieden. In dit artikel laten we graag zien hoe, aan de hand van een voorbeeld uit de praktijk.
De gemeente Utrecht stond voor een soortgelijke uitdaging in de ontwikkeling van haar omgevingsvisie voor Kanaleneiland en Transwijk. In de zoektocht naar een passende oplossing deed Lars Schotel, senior adviseur in verschillende Utrechtse participatietrajecten, mee aan een QANDR webinar. Hierin zag hij hoe QANDR op leuke toegankelijke manier deelnemers kan helpen om tegelijkertijd (parallel aan elkaar) input te geven tijdens een online groepsbijeenkomst. In de workshops zouden verschillende onderwerpen aan bod komen en de diversiteit aan (eenvoudig met de telefoon te bedienen) interactievormen (modules) die QANDR biedt zou daar mooi bij kunnen passen.
We zochten naar een tool die het goede digitale gesprek handig ondersteunt. Dat makkelijk meningen inventariseert maar juist ook het gesprek daarover ruimte geeft zodat verdieping ontstaat. Het intuïtieve en het beeldende van QANDR viel op. Het enquêteert wel maar geeft vooral ruimte aan het gesprek over de enquete-antwoorden. Ook door de mogelijkheid om foto’s als antwoord te geven. QANDR leek ook iets dat iedereen snapt (en dat bleek ook zo te zijn).
Lars Schotel, senior adviseur gemeente Utrechtse
QANDR is AVG bestendig
Een belangrijke vereiste voor alle tools die de gemeente Utrecht gebruikt is dat de privacy van de deelnemers in een sessie gewaarborgd blijft. Gelukkig is QANDR zo ontwikkeld dat mensen deelnemen aan sessies zonder dat zij zich daarbij hoeven te registreren. QANDR heeft geen enkele vorm van persoonlijke informatie nodig (ook geen nickname). Een deelnemer tikt op zijn of haar telefoon een link en voert daarna een code in, waarna hij of zij direct mee kan doen aan de sessie. Het systeem zelf weet daarbij verder niets van de deelnemers, geen voor- of achternaam en ook het telefoonnummer blijft onbekend voor QANDR. Dit is een bewuste keuze geweest in de ontwikkeling van het product. De AVG stelt dat er met grote zorg omgegaan moet worden met tot de persoon herleidbare informatie. Door er voor te kiezen om deze informatie in zijn geheel niet op te vragen noch op te slaan, wordt de privacy maximaal gewaarborgd.
Toen de privacy waarborging helder was kon de gemeente Utrecht een akkoord geven op het gebruik van QANDR en inmiddels hebben zij een vijftal online workshops gedaan. Dit was in een setup waarin deelnemers via de tool GoToMeeting werden uitgenodigd om online mee te doen. In plaats van GoToMeeting had ook een willekeurig ander videoconferencingsysteem gebruikt kunnen worden, mits je daarmee je scherm kunt delen. De gespreksleider deelt het QANDR hoofdscherm met de deelnemers zodat deze hun telefoon kunnen gebruiken om op dit gezamenlijke scherm (dat ieder op zijn eigen computer ziet) input te geven. De online workshops van de gemeente Utrecht werden steeds in de avond gegeven vanaf 20:00 tot 21:30 en in deze use-case beschrijving laten wij graag een aantal voorbeelden de revue passeren.
QANDR is startpunt gesprek
Hieronder twee screenshots uit de workshop Groen van 9 juni, waarin met 24 deelnemers meer nuance werd gezocht in de verschillende soorten groen die kunnen worden toegevoegd aan hun wijk. Zij konden hun ideeën toelichten aan de hand van een luchtfoto waarin ze konden aanwijzen waar ze graag meer groen zouden zien. Door een stip te bewegen op een trackpad op hun telefoon, zagen deelnemers hun stippen direct op het hoofdscherm meebewegen en konden ze de juiste plek aanwijzen. Een unieke feature van QANDR die intuïtief antwoorden stimuleert.
Vervolgens werd in een wordcloud gezocht naar de nuances in het type groen dat daar dan mee bedoeld werd.
Voor zowel de luchtfoto met pointers als voor de wordcloud geldt dat deze steeds het startpunt waren voor het gesprek. Deelnemers werden betrokken bij het vraagstuk doordat zij via hun telefoon plekken en ideeën instuurden, waar de gespreksleider vervolgens inging en verschillende mensen het woord gaf om hun standpunt mondeling toe te lichten.
Visueel en speels via moodboards
In de workshop van 16 juni stonden Jongeren centraal. Hoe is de wijk nu voor jongeren, hoe kan de gemeente hen betrekken in de toekomstplannen voor de wijk? Uit de grading (rapportcijfer) werd met een 4,5 al snel duidelijk dat de 22 deelnemers van mening zijn dat de huidige wijk voor jongeren te weinig te bieden heeft.
Alhoewel de grading met het gemiddelde een kwantitatief cijfer geeft, is dat niet de essentie van deze module. Het gaat er om dat de facilitator snel ziet welke cijfers er gegeven worden en vervolgens aan de hand van de kleurtjes (die deelnemers de hele sessie vasthouden) kan vragen aan deelnemers om hun oordeel kwalitatief toe te lichten. Vervolgens werd in deze workshop van de gemeente Utrecht ook nog via een Wordcloud aan de deelnemers gevraagd wat hier nu het effect is van de slechte faciliteiten, waarmee de urgentie van de issue ook snel duidelijk werd.
In de zoektocht naar oplossingen werd via onderstaand moodboard gevraagd wat jongeren dan het liefst doen als ze buitenshuis zijn.
De visuele kracht van het moodboard kwam mooi naar voren in het bordje van een nooduitgang dat werd ingestuurd. Uit de toelichting van de betreffende deelnemer bleek dat het huis uitgaan vaak te maken heeft met het ontvluchten van de leefomstandigheden binnenshuis, die niet altijd even goed zijn. De meeste huizen in deze wijk zijn vrij klein terwijl er wel grote families wonen, met bijvoorbeeld 6 gezinsleden.
Deze zoektocht naar concrete faciliteiten of diensten die de gemeente daadwerkelijk kan aanbieden, werd verder uitgediept in onderstaande wordcloud.
In de wordcloud werden een aantal woorden heel erg groot omdat deze door veel deelnemers in de meeting door upvoting werden benadrukt (naast eigen woorden insturen kun je in QANDR ook woorden van andere deelnemers upvoten, die worden dan groter). Voorbeeldfiguren werden door deelnemers belangrijk gevonden, maar ook een plek om goed te hangen, zoals een buurthuis in zelfbeheer, is iets dat momenteel ontbreekt en moet worden toegevoegd.
Niet zwart-wit in hokjes drukken
In een eerder stadium, tijdens een bijeenkomst begin maart, die nog fysiek georganiseerd was, hadden bewoners van de wijk aangegeven dat ze graag weer ‘Trots’ op hun wijk willen zijn. Tijdens de online workshop van 16 juni werd het onderwerp ‘Trots op de wijk’ verder onder de loep genomen. Wat bedoelen bewoners hier nu precies bij? Welke vormen van Trots zijn er in de praktijk? En hoe kan de gemeente daar op inspelen in haar bestemmingsplan, bijvoorbeeld bij inrichting van de Rooseveltboulevard, waar mogelijkheden zijn om extra faciliteiten aan te bieden?
Of de wijk al een buurt is om trots op te zijn, werd besproken aan de hand van het onderstaande dilemma waarbij deelnemers hun standpunt konden innemen door hun stip te plaatsen op een as met links ‘Hebben we al voor elkaar’ en rechts ‘Moet veel voor gebeuren’. Behalve dat duidelijk werd dat de meningen hierover verdeeld zijn, was het ook goed te zien dat deelnemers hierbij verschillende nuances zagen. In de toelichting werd ook duidelijk dat deelnemers elk zo hun eigen perspectief hadden op dit vraagstuk.
Ten opzichte van de klassieke meerkeuzevraag (poll), heeft het dilemma (pointer op een as) voor deelnemers het voordeel dat zij niet gedwongen worden om een zwart-wit keuze te maken, maar ook bijvoorbeeld ergens rechts van het midden kunnen gaan zitten. In de toelichting op dat soort standpunten zaten dan ook duidelijke meer genuanceerde argumenten, waarin zowel redenen tot trots als tot zorg werden uitgesproken. Voor de facilitator is het prettig dat het dilemma direct een visueel overzicht geeft van de standpunten, en bijvoorbeeld eerst iemand van het linkerspectrum aan het woord kan laten en daarna iemand die meer aan de rechterkant zit.
Real-time invloed uitoefenen
Het leuke aan QANDR is dat de visuals beïnvloedbaar blijven gedurende de tijd dat het onderwerp besproken wordt. In het geval van bijvoorbeeld een dilemma houdt dat in dat als iemand erg goede argumenten geeft voor een bepaald standpunt, je de stippen hier ook op kan zien reageren. Deze directe ‘live’ interactie geeft deelnemers het gevoel dat ze ook rechtstreeks invloed op het gesprek hebben. Dat creëert een heel andere ervaring dan andere systemen, waar deelnemers het gevoel krijgen een soort enquête in te vullen waarbij hun respons ergens verderop in het overleg, tegelijkertijd met de antwoorden van alle deelnemers, tevoorschijn komt. QANDR onderscheidt zich door de real-time interactie met de telefoons. Dat geldt voor alle modules, maar is het krachtigst bij de pointer-modules (zoals aanwijzen op een kaartje of bovenstaand dilemma). Elke beweging met de vinger van de deelnemer op de telefoon verandert direct, voor iedereen zichtbaar, de positie van hun stip (pointer) op het hoofdscherm. Deze rechtstreekse interactie geeft deelnemers veel meer het gevoel dat zij echt ‘in control zijn’, dat zij direct de inhoud bepalen en daarmee ook duidelijk zeggenschap hebben in het gesprek.
We zochten ook een tool die zo’n digitaal gesprek ruimte geeft en deelnemers inspireert en activeert. Die ruimte ontstaat bijvoorbeeld doordat mensen de stip ook tussen plaatjes kunnen plaatsen; daarmee iets anders kunnen zeggen dan wij programmeerden. Activatie ontstaat door de digitale ‘bodyvoting’ en ‘deep democracy’ die mogelijk zijn door het werken met de stip. Juist dat antwoorden nooit definitief zijn roept actie van de deelnemers op. Je ziet aan het bewegen van hun stip tijdens het gesprek dat ze elkaar beïnvloeden; van mening veranderen, tot nieuwe ideeën komen.
Lars Schotel, senior adviseur gemeente Utrechtse
Het gemak waarmee je als facilitator het gesprek op gang brengt komt mooi naar voren in de onderstaande variant van de pointer. Hierbij konden deelnemers, in plaats van een kaart of luchtfoto, op een collage van foto’s van gebouwen het onderwerp ‘trots op hun wijk’ bespreken en ging de facilitator meer specifiek in op de rol die architectuur en onderhoud speelt bij de mate van ‘trots zijn op’. Wat opvalt in onderstaand screenshot is dat het overgrote deel van de deelnemers er voor koos om een bestaand complex aan te wijzen dat onlangs gerenoveerd is. In de toelichting op die keuze kwam naar voren dat sinds de renovatie de gehele buurt met meer aandacht en zorg met de fysieke leefomgeving omgaat, in die zin dat mensen nu ook investeren in mooie planten in hun tuin en een straat die schoon blijft. Dit onderwerp bleek tijdens de workshop vele malen belangrijker dan een groots prestigieus gebouw neerzetten, wat met de toren links onderin wordt uitgebeeld.
Bovenstaande pointer is tevens een mooi voorbeeld van het visuele en speelse karakter van QANDR, dat het voor deelnemers makkelijker maakt om hun eigen standpunt te verwoorden. Dat QANDR deelnemers daarbij niet in hokjes duwt, wordt mooi geïllustreerd door de deelneemster met de roze pointer in de bovenstaande screenshot, die duidelijk kiest om beide foto’s aan te raken. In haar toelichting gaf zij aan dat beide foto’s haar op een bepaalde manier aantrokken en zij geen keuze wilde maken. Dat dit in QANDR ook niet per se hoeft, en dat je in een dilemma ook meer genuanceerd over een as kunt schuiven, doet recht aan de complexiteit van de werkelijkheid.
Gesprek met ruimte voor nuances
De voorbeelden illustreren dat met QANDR, ook al is de groep wat groter, de dialoog het karakter kan behouden van een kwalitatief en inhoudelijk gesprek, waarin ook ruimte is voor nuances. Deze in QANDR ingebedde kracht van de nuance heeft zijn oorsprong in de ontstaansgeschiedenis van de tool. QANDR is oorspronkelijk ontwikkeld om kwalitatief onderzoek te faciliteren waar genuanceerde discussies essentieel zijn om de juiste inzichten te genereren. Zie bijvoorbeeld onze partner Motivaction, die al ruim voor Corona gebruik maakte van QANDR tijdens focusgroepgesprekken in haar kwalitatief marktonderzoek. Wij vinden het leuk om te zien dat er tijdens deze crisis meer vraag is ontstaan in de hoek van burgerparticipatie. Maar we hopen wel dat deze nieuwe partners ook inzien dat QANDR niet enkel voor online sessies geschikt is, maar dat de techniek ook prima ingezet kan worden met een groot scherm en smartphones in een buurtzaaltje. Of op een hybride manier, zowel op locatie als op afstand. Noterik is die mogelijkheden aan het verkennen en in een volgend nieuwsbericht geven we jullie daar graag een update over.
Terug naar de use-case bij de gemeente Utrecht. In haar bestemmingsplan heeft de gemeente ruimte voor nieuwe faciliteiten, bijvoorbeeld bij inrichting van de Rooseveltboulevard die langs het Merwedekanaal loopt. In onderstaand moodboard werd deelnemers gevraagd wat voor soort activiteiten men daar dan graag zou zien.
Een deel van de deelnemers maakt daarbij gebruik van de functie om plaatjes te zoeken op het internet, maar ook de mogelijkheid om foto’s te uploaden van de telefoon of korte teksten in te sturen wordt, zonder extra uitleg, direct gebruikt door de deelnemers.
Geschikt voor niet professionals
De manier waarop deelnemers zonder problemen via plaatjes suggesties gaven voor de Rooseveltboulevard, toont het gebruiksgemak van QANDR. Daar waar veel online tools eerder geschikt zijn voor professionals, kun je via de verschillende QANDR modules ook gemakkelijk met niet-professionals in gesprek. Of je nu de pointer gebruikt om iets aan te wijzen, of samen een moodboard maakt, QANDR maakt het makkelijk met een telefoon-interface die ook zonder professionele achtergrond of extra uitleg begrepen wordt.
Dat deelnemers van de online workshops deze werkvorm waarderen kwam ook mooi terug in de twee afsluitende vragen die bij elke workshop gesteld worden. Zie hieronder de antwoorden van de workshop Groen, gehouden op dinsdagavond 9 juni.
Dit is hoe deelnemers hun ervaring individueel en als groep waardeerden. In een open wordcloud vraag konden deelnemers tenslotte nog hun suggesties geven voor de aankomende workshops.
QANDR ook een keer proberen?
Wil je een keer meemaken hoe QANDR werkt? Schrijf je dan in voor één van onze gratis demonstraties. Hierin doen we een live QANDR sessie en laten we je daarna zien hoe je via het dashboard zelf een sessie inricht. Wil je gewoon gelijk zelf aan de slag, vraag dan een facilitators account aan.